Att laga till ett bra möte!

Man kan tänka på ett arbetsmöte lite grann som att laga mat. Det behövs en tanke om det önskade resultatet, ingredienser och en plan för hur det ska tillagas och avnjutas. Översatt till ”på jobbet” blir det mötets syfte, deltagare, genomförande och resultat. Precis som måltiderna är våra möten olika vilket gör det svårt att sätta ihop ett universalrecept. Det vi däremot kan göra är att lära känna ingredienserna och träna på att kombinera dem på olika sätt utifrån situation och sammanhang.

 

Möten som vi har regelbundet går ofta av bara farten och vi tänker inte så mycket på förberedelser och genomförande, lite som att äta frukost. För den här typen av möten är det extra viktigt att bestämma sig för att regelbundet utvärdera dem. Får vi ut det vi vill av veckomötet, pulsmötet, avdelningsmötet eller avstämningsmötet eller behöver vi justera ingredienserna lite? En regelbunden reflektion ger också tillfälle att fånga så att alla i gruppen har samma bild av varför vi har mötet, det underlättar om vi är inställda på att laga samma maträtt.

 

Ibland ställs vi inför uppgiften att leda ett möte där agendan och upplägget inte är lika givet. Börja enkelt, hitta ett fåtal upplägg och bli trygg i att använda dem. I takt med att du leder och deltar i fler möten får du erfarenheter och kunskaper som gör att du kan utveckla ditt sätt att leda möten. Tricket är att hitta det upplägg som passar för mötets syfte och som du som leder mötet känner dig trygg med det. Som ansvarig kan du välja att hålla ihop mötet själv eller be någon annan. Om du vill vara delaktig fullt ut i dialogen kan det vara värdefullt att be någon annan facilitetera mötet och föra arbetet framåt.

 

Egentligen är det ganska enkelt –
alla möten har en början, ett slut och så gör vi något däremellan.

 

När du börjar mötet är det viktigt att sätta ramarna för tiden ni har framför er. Inled med att beskriva varför ni har mötet, vad resultatet förväntas bli och hur ni kommer att använda mötestiden. Gå igenom de praktiska detaljerna som när ni kommer att pausa och fråga om någon har något annat att hantera under mötestiden. Är det ett digitalt möte kan det vara klokt att också beskriva hur ni i just det här mötet ska använda kamera, mikrofon, handuppräckning och chatt.

 

I god tid innan mötet tar slut är det viktigt att summera och beskriva nästa steg. Återkoppla till det du beskrev i inledningen – varför är vi här och vad ska bli resultatet. Har vår tid tillsammans resulterat i det vi ville? Att ta kvitto från deltagarna är ett bra sätt att checka av att alla är överens om den summering du gör. Gå ett varv bland deltagarna så att alla får möjlighet att kommentera, komplettera och ge ok på din beskrivning. Innan ni lämnar mötet är det viktigt att det är tydligt vad som är nästa steg – vilka aktiviteter ska genomföras nu, vem är ansvarig och när ska ni ses igen. Skicka gärna ut en summering till deltagarna efteråt så bidrar du till att processen rör sig framåt.

 

Å så var det där där som händer mitt emellan. Hur man väljer att lägga upp ett möte beror på vad ert arbete ska resultera i och vad du som mötesledare känner dig bekväm med. Tänk på att du inte behöver ha löst allting själv innan – då behöver ni ju inte ha mötet. Din uppgift som mötesledare är att hjälpa till att skapa en så tydlig bild av målet som möjligt så att gruppen kan fylla på med sin klokskap. Att ni jobbar i ett material som alla kan se är värdefullt och hjälper till att se resultatet växa fram så dela dina noteringar på den fysiska eller digitala tavlan. Återkoppla då och då till varför ni har mötet. Ett sätt att göra det på är att återigen beskriva det önskade resultatet och ställa frågan till gruppen – ”hur det går för oss?” Inför gärna en parkeringsruta där du noterar viktiga frågor att ta omhand men som inte ryms på just det här mötet.

 

Mitt mål när jag leder ett möte är att vi ska lämna det med något som vi inte hade innan. Det kan vara mer kunskap, en tydligare bild av ett problem, konkreta uppgifter att ta tag i, lärdomar från hur vi jobbat tidigare eller ökad förståelse för varandras perspektiv. Precis om när vi lämnar en bra måltid – mätta, nöjda och fulltankade med energi.

 

Ta hand om dig och när du får chansen,
träna på att göra en sak i taget!

🤗 Martina

Vill du ha hjälp att få struktur på dina möten?

Hör av dig så pratar vi vidare om hur jag kan hjälpa dig med just det. Vi börjar med ett samtal på telefon därefter väljer du om du vill ha mitt stöd på din fortsatta resa.