Heja vardagen #10 – om att möta vänner och kollegor på distans

I den verklighet vi lever i just nu är våra möjligheter att mötas fysiskt begränsade. Resor och utbildningar ställs in och vi stannar hemma när vi känner oss sjuka. I vår vardag finns flera alternativ att mötas på distans. Våra telefoner och andra enheter är fyllda av möjligheter. Vet du inte hur man gör så vänd dig till experterna – de finns närmare än du tror. Jag har tre stycken ungdomar här hemma som har hjärnkoll på olika sätt att lösa behovet av att mötas digitalt.

Om vi börjar i det privata livet så kanske du behöver nya sätt att möta vänner och familj som är äldre eller tillhör någon av riskgrupperna. Byt ut det vanliga samtalet mot ett videosamtal, det är värdefullt att få se varandra. Använd FaceTime eller motsvarande tjänst – välj utifrån vad ni känner er bekväma med.Vi har precis avslutat ett virtuellt 85-årsfirande – ett bra alternativ till att inte träffas alls.

På jobbet kan du behöva öka användning av digitala möten. Försök att se det digitala mötet som ett likvärdigt alternativ till det fysiska mötet. I många fall kan det vara betydligt mer effektivt att mötas digitalt för att nå målet med mötet. För att det digitala mötet ska fungera smidigt finns det några saker som kan vara bra att tänka på:

– Bekanta dig med utrustningen
Kontrollera att du har den utrustning du behöver och att du känner dig trygg med hur den fungerar. Använd ett headset och testa ljudet innan. Om du är mötesledare – uppmana gärna deltagarna att testa sin utrustning i god tid innan mötet.

–  Slå på kameran 
Om ni har möjlighet att slå på era kameror så gör det. Det är värdefullt att kunna se varandra och ni blir mer fokuserade vilket gör mötet effektivare. Som mötesledare kan du föregå med gott exempel och slå på din egen kamera.

–  Inled med tydliga spelregler
Gör klart spelreglerna för mötet innan ni startar och gå laget runt för att bekräfta att alla är med på det. Gå igenom hur länge ni hålla på, hur agendan ser ut och om det blir någon paus mitt i mötet.

– Följ agendan och prata en i taget
När vi möts på distans så blir det extra viktigt att vi har en tydlig agenda som vi följer och att vi pratar en i taget. Tänk på att det är lika mycket förberedelser för ett digitalt möte som för ett fysiskt. Är det många deltagare i mötet kan man använda chattfunktionen för att ”räcka upp handen” – är det färre och kameran är påslagen så räcker det att vifta på det vanliga sättet.  Om du leder mötet kan du be en kollega hålla koll på chatten. Kom också ihåg att stänga av din mikrofon när du inte pratar.

– Sitt var och en för sig
Ibland kan några av mötets deltagare vara samlade på en plats och då är det frestande att samlas framför en dator. Men både ljud, bild och fokus på mötet blir bättre om alla som deltar sitter var och en för sig. Det kan kännas lite märkligt i början att inte gå in till kollegan på andra sidan korridoren utan istället ses på skärmen men man vänjer sig. Det handlar mycket om balans och att inte skapa ”möten i mötet”. Att samlas ungefär lika många deltagare i två eller tre sammanträdesrum är också ett alternativ.

– Kör laget runt för att alla ska komma till tals
För att alla ska komma till tals är det bra att använda upplägget ”laget runt” under mötet. När du som mötesledare ska samla in synpunkter från gruppen så kör laget runt – då får var och en prata och alla kommer till tals.

– Koppla upp er några minuter innan
Koppla upp dig några minuter innan och småprata med kollegorna. Tänk på hur ni hade gjort om ni hade kommit in i ett fysiskt mötesrum. Om ni tar en paus mitt i mötet så låt kamera och mikrofon vara på – en virtuell kaffepaus.

Vi får inte glömma bort att skratta – titta på det här klippet med stor igenkänningsfaktor kring digitala möten.

Avslutningsvis skulle jag vilja slå ett slag för att ta en telefonpromenad. Om du har vänner en bit ifrån eller som du just nu inte kan träffa. Bestäm en tid, ta på dig promenadskorna, sätt i hörlurarna och ring upp din vän.

Kanske kan en del av dessa vanor få följa med när vardagen blir lite mer som vanligt igen…

Förslag på vad du kan göra

Boka en telefonpromenad med en god vän.

Testa tipsen ovan på något av dina digitala möten framöver.

Upptäck vilka möjligheter du har i din telefon att kommunicera via video och/eller med flera personer samtidigt.

Tips för dig som är nyfiken på mer
Boken Virtuella möten – effektiv och gränslös kommunikation av Lena Lid Falkman och Tomas Lid Falkman beskriver både forskning och praktisk erfarenhet kring att mötas och arbeta virtuellt. 

Tycker du det är svårt? 
Hör av dig till mig så pratar vi vidare om hur jag kan hjälpa dig!