Heja vardagen #2 – om vinsterna med att avsätta tid för planering

Det är fredag förmiddag och tankarna på helgens aktiviteter börja poppa upp i huvudet – vad ska vi äta för gott i kväll, tänk om vi kunde få till en riktigt långpromenad i solen i morgon, så härligt det ska bli med sovmorgon…. Det är välkomna tankar efter en arbetsvecka och det finns en del vi kan göra för att hjälpa oss själva att hänge oss åt dem.

Ibland hamnar vi i en läge när vi har massor att göra men upplever ändå att vi inte får någonting gjort. I en sådan situation är det lätt att vi använder en massa tid åt att administrera och flytta runt allt vi ska göra istället för att få det gjort. För mig handlar planering om att skapa trygghet i att det jag bestämt mig för att göra blir gjort, ett lugn i att inte ha alla bollar är igång samtidigt och nöjdhet över det jag har upplevt, gjort och levererat.

En nyckel är att avsätta tiden för planering. Tid för att avsluta uppgifter du har gjort, prioritera det som ska göras och rensa bort det som inte längre är relevant. Jag tycker om att ha planeringstid på fredag morgon – fundera på när det passar dig men välj samma tid varje vecka så blir det lättare att få det till en vana. Tänk på att planeringstiden handlar om att få koll på vad du ska göra och när – inte att lösa uppgifterna.

När det är dags för planeringstid – hämta en kopp kaffe, sätt på musik (om du gillar det) och stäng av telefonen. Börja med att titta på veckan som gått och bocka av det som du har gjort. Listan kan vara digital, på papper eller mental – det viktiga är att du checkar av vad du gjort under veckan, säger grymt jobbat till dig själv och stänger de uppgifterna som är klara.

Sen är det dags att blicka framåt. Gå igenom din uppgiftslista – komplettera med det som kommit in under veckan och de förberedelser du behöver göra för möten de närmaste två veckorna. Här är det viktigt att du prioriterar och är realistisk – du kan göra allt men inte samtidigt. Stäm av vad som är högst prioriterat och gå igenom vad du behöver göra och hur mycket tid du behöver avsätta tid för att ta hand om de uppgifterna. Boka sedan in den förberedelsetiden i din kalender. Avsluta eller skicka uppgifter vidare som passar bättre på någon annans uppgiftslista.

Slutligen – innan du går hem på fredag eftermiddag. Städa ditt skrivbord, rensa upp i mailen, vattna blommorna och diska kaffekopparna. Jag lovar att det kommer att bli så mycket trevligare att komma tillbaka på måndag morgon. Nu kan du gå hem och ägna dig helhjärtat åt det du vill göra – allt är ju förberett för det som ska hända på måndag.

Förslag på vad du kan göra

Boka in en stående tid varje vecka som är din planeringstid. Börja med att boka av 45 minuter. När du tränat ett tag så kommer det ta kortare tid. Kom ihåg att vi blir bra på det vi tränar på.

Reservera tid för eget arbete varje vecka för hela året. Då vet du att du har tid för eget arbete till ditt förfogande. Det här blir extra viktigt för dig som har en kalender som många andra bokar in möten i. Lägg en bokning som upprepar sig varje vecka och börja med att boka tre block á 1,5 timme. Utvärdera efter några veckor om du behöver mer eller mindre. Tänk på att inte ”ge bort” den här tiden utan betrakta den som lika viktig som ett bokat möte med någon annan.

Lycka till så hörs vi nästa vecka!

Tycker du det är svårt med planeringen – hör av dig till mig så kan vi prata vidare om hur jag kan hjälpa dig. Boka ett kostnadsfritt första samtal så får du ett personligt upplägg som beskriver hur vi kan jobba tillsammans.