Heja vardagen #5 – om att göra svåra uppgifter lättare

Det är mycket vi ska hålla reda på och komma ihåg att göra – både hemma och på jobbet eller i skolan. Hur gör du för att se till att det blir gjort? Många av oss har någon form av att-göra-lista. Den kan vara i pappersform eller digital, gemensam eller personlig det spelar egentligen ingen roll – men försök att begränsa det till en så att du har allt på samma ställe.

Jag brukar tänka på min att-göra-lista som ett extra minne. När jag har skrivit ner uppgiften så kan jag avlasta hjärnan – jag har ju säkrat upp att jag kommer ihåg det jag ska göra. Att-göra-listan samlar vad du ska göra – när du ska göra det hjälper din kalender till att hålla reda på. Om att planera sin tid kan du läsa mer om i Heja vardagen #2.

På listan finns det ofta lite olika typer av uppgifter – en del av dem försvinner ganska fort medans en del andra blir kvar lite längre. De som vi väljer att hugga tag i först kännetecknas ofta av att de går fort att göra, de är enkla och vi tycker de är roliga. Dessutom är det synligt för omvärlden att vi gjort dem och konsekvenserna om vi inte gör dem blir kännbara. Men sen finns de ju de där uppgifterna som gärna ligger kvar på listan, ibland ganska länge. De här uppgifterna är komplexa och kräver mycket tankeverksamhet, de är känslomässigt jobbiga och belöningen ligger långt fram tiden. Resultatet syns ofta inte så tydligt och de kommer med känslan att det inte gör någon skillnad om de blir gjorda eller inte.

Vad blir möjligt när vi har den här kunskapen? Jag tänker så här – om vi vet vad som kännetecknar de uppgifter vi gärna gör så kan vi vara lite listiga och formulera de ”svåra” uppgifterna” så att vi tolkar dem som lätta. Om vi skriver dem så att det blir tydligt vad vi ska göra minskar komplexiteten och när du bockar av att det blir gjort har du tagit ett steg vidare, det blev en synlig skillnad före och efter. När vi sedan bokar in tiden vi ska göra uppgiften i kalendern får vi en deadline att arbeta utifrån. Om vi dessutom berättar för andra när det ska vara klart så får vi ytterligare hjälp eftersom det finns en konsekvens för andra om det blir gjort eller inte.

Tänk att du har en uppgift framför dig – det kan vara ett uppdrag du jobbar med eller ett kommande prov. Om det bara står uppdrag eller prov på din lista så får du inte så mycket hjälp av det när du sätter dig och ska ta tag i uppgiften. Det är inte tydligt vad du faktiskt ska göra. Så om vi tar provet som exempel så kan du istället för att skriva plugga till prov på din lista skriva så här:

• Läs igenom sidorna 1-20
• Gör instuderingsfrågorna till sidorna 1-20
• Läs igenom sidorna 21-40
• Gör instuderingsfrågorna till sidorna 21-40
• Titta på genomgången på Youtube
• Skriv sammanfattning
• Bläddra igenom alla sidor tre gånger.

Om du nu bestämmer att du ska plugga för provet en timme varje dag så vet du precis vad du ska göra och kan köra igång direkt. På samma sätt kan du bryta ner och specificera vilka uppgifter som behöver göras av dig eller av dig tillsammans med ditt team när det gäller uppdraget som ni ska jobba med.

 

Visst tar det lite tid att definiera uppgifterna men det är mycket väl investerad tid!

Förslag på vad du kan göra

Om du inte har en samlad att-göra-lista så börja med att samla ihop dina uppgifter på ett och samma ställe. Välj om du vill ha listan digitalt eller på papper.

Titta över din att-göra-lista och säkra upp att du vet vad du ska göra, vad som är nästa steg, för de uppgifter som står på listan. Tänk att de ska vara formulerade som en aktiv handling (något du ska göra) – då vet du när du kan stryka dem från listan.

Tips för dig som är nyfiken på mer…

• I boken Mer än hjärna av Anna Zetterberg kan du läsa mer om hur man kan jobba smart och få struktur i vardagen.

• Det finns hur många appar som helst för att-göra-listor. Välj en som synkar bra på dina olika enheter och som du tycker är snygg – du kommer ju trots allt vara där en hel del. To Do (ersätter Wunderlist), Trello och Todoist är några exempel.

 

Tycker du det är svårt att få till rutinerna och de digitala verktygen i vardagen. Hör av dig till mig så pratar vi vidare om hur jag kan hjälpa dig – första samtalet är alltid kostnadsfritt.