Ibland kör vi fast!

Ibland kör vi fast, vi kommer ingenstans, det går bara runt runt! Men hur kan det vara så när kalendern är fulltecknad, aktiviteterna avlöser varandra och en del av det vi skulle vilja göra är satt på paus. Vi har hur mycket som helst att göra men får ingenting gjort! Att eftersträva ett läge där vi aldrig kör fast är varken realistiskt eller önskvärt. Tricket är hur vi hanterar att ta oss ur det och komma upp på vägen igen.

För att minska risken att köra fast behöver säkra upp att vi gör rätt saker och att vi kan följa vad vi har gjort. Vi behöver plocka fram och träna vår förmåga att prioritera och planera. Prioritera vad vi ska göra i vilken ordning och planera för när och hur vi ska göra det. Prioriteringen utgår från vad som är viktigast – i vissa sammanhang sätter vi ordningen själva, i andra gör vi det tillsammans med andra. När vi planerar sätter vi ramar för vad vi behöver göra för att lösa uppgiften och när vi ska göra det.

En av nycklarna är att omvandla ”allt är en röra listan” till en ”att göra lista”. För om vi har listan som hjälper oss med vad vi ska göra så kan vi ha fokus på den, göra en sak i taget och i tur och ordning stryka det vi gjort. När vi sedan hamnar i känslan – jag får ingenting gjort, då kan jag gå tillbaka till listan. Är vi ett team som jobbar tillsammans är listan gemensam och visualiserar vad vi gör, vem som gör det och hur det går för oss. När vi tillsammans regelbundet stämmer av listan och ser att fler och fler uppgifter avslutas får vi svart på vitt på vad vi har gjort.

För att kunna avsluta en uppgift och ta bort den från listan så behöver vi veta vad som krävs för att den ska vara klar. Försök att hejda dig från att börja lösa den direkt. Starta istället med att beskriva vad som ska finnas på plats när uppgiften är löst – vad är definitionen av klar*. Tänk på att uppgiften kan behöva delas upp så att den inte blir för stor. Här kan du använda tiden som hjälp – gör inte uppgifterna större än att du kan lösa dem på, förslagsvis, en vecka. När definitionen av klar är på plats kan vi ta tag i nästa steg – att bestämma vad vi behöver göra för att lösa uppgiften och planera in tid för att göra det. Men hur vi tar oss an det får vi återkomma till i ett annat inlägg.

Vi mår bra av att känna att vi bidrar och jag tycker vi ska sträva efter att kunna stänga arbetsdagen med den goa känslan i magen. När vi har stora uppdrag som löper över en lång tid är det en utmaning att känna sig klar. Om vi tränar oss på att dela upp det vi ska göra i mindre bitar och förtydliga vad som ska vara uppfyllt för att vara klara kommer vi att minska de tillfällen som vi upplever att vi sitter fast. Det ger oss ett bättre flow i vardagen.

Ta hand om dig och lycka till!

/ Martina

PS: Har du en ”allt är en röra lista” och vill ha hjälp att få den omvandlad till en prioriterad att göra lista och en planering framåt? Hör av dig så pratar vi vidare om hur jag kan hjälpa dig med just det.

* Begreppet definition av klar (definitions of done) kommer från de agila metodikerna som Scrum och Kanban. Här finns väldigt bra ramverk att utgå ifrån för att på ett strukturerat sätt ta oss an uppgifter och kontinuerligt leverera nytta.

Photo by Aubrey Odom on Unsplash