Mötestid – om värdet av förberedelser!

Möten är fantastiska! Det ger oss tillfälle att lära av varandra och när våra olika perspektiv läggs ihop får vi resultat som ingen av oss själva hade kommit fram till. Tiden innan mötet, tiden för förberedelser är viktig för att mötet ska skapa det värde vi är ute efter. Förberedelserna ger också förutsättningar att gå in i mötet med ett lugn som hjälper dig att fokusera och bidra ännu bättre.

Allt börjar med tanken, tanken att du måste boka, genomföra eller delta på ett möte. Redan här kan du stanna upp – måste du verkligen det? Bara genom att reflektera och justera till att du vill gör skillnad. Behovet av att boka ett möte kommer ofta av att det är någonting som behöver hanteras – det kan till exempel handla om att informera, ta beslut, reda ut ett problem eller skapa engagemang. Men för att mötet verkligen ska hjälpa till att lösa ut det behovet så är förberedelserna helt avgörande.

Ett bra sätt att börja är att beskriva vad som ska finnas på plats efter mötet som inte finns idag. Det handlar inte om att lösa allt innan mötet – det ska vi göra tillsammans, utan att beskriva vad ert arbete ska resultera i. För återkommande möten är det ofta samma varje gång – att ett antal uppgifter som har fördelats eller att hela gruppen är uppdaterad på nuläget. För en workshop kan målet vara att vi efter det första tillfället har en gemensam bild av det önskade läget.

När du vet vad resultatet ska bli kan du ta ställning till vilka som behöver vara med.En bra övning är att beskriva det förväntade bidraget från varje deltagare. Det ger ledtrådar kring om det saknas kompetenser och du är förberedd någon av deltagarna ställer frågan. Att som deltagare ha kunskap om vad som förväntas är en förutsättning för att kunna bidra. Så, om du får en inbjudan där det inte är tydligt, ställ frågan – ”Vad är dina förväntningar på mig på det här mötet?”

Oavsett storlek på mötet så har du som skickar en bokning ett ansvar för att det finns en ram att förhålla sig till. Den ramen kan vara 10 minuters allmänt snack, 20 minuters avstämning där alla har möjlighet att lyfta utmaningar eller två timmars workshop utifrån ett antal frågeställningar. Hur lång mötestid du behöver beror på vad du ska göra men tänk på att det inte alltid blir bättre med mer tid. Om du bara har en timme till ditt förfogande behöver du förbereda dig utifrån att använda den tiden så klokt som möjligt. Vikten av förberedelser gäller alla möten. Tänk på att det går utmärkt att återanvända förberedelser.

Det är bra att ha i åtanke att vi har olika sätt att förbereda oss – en del vill tänka igenom på egen hand innan medans andra kan kommentera på studs. Ge alla som deltar i mötet samma chans att bidra genom att i god tid berätta vad ni ska göra och vilka frågeställningar som kommer att tas upp. Om du vet att underlaget inte kan skickas ut förrän precis innan, berätta det! Om deltagarna vet när det kommer kan de reservera sin egen tid för förberedelser. Tänk på att beskriva förväntan på förberedelser även i regelbundna möten som gruppmöten, pulsmöten eller avdelningsmöten. Även om det är samma typ av förberedelser varje gång är det viktigt att alla vet vad de förväntas göra innan mötet.

Ett mötes värde avgörs lika mycket av det som händer före och efter som det som sker under mötestiden. Visst tar förberedelserna tid men jag är helt övertygad om att det spar tid totalt sett. Förberedda möten kan genomföras på kortare tid och möten som genomförs ”bara för att” blir inte av alls. Förberedda möten gör att vi använder vår gemensamma tid smartare men också att vi kan gå in i mötesrummet med ett större lugn för att där och då bidra med vår energi och klokskap.

Ta hand om dig och när du får chansen,
träna på att göra en sak i taget!

 🤗 Martina

Vill du ha hjälp att få struktur på dina möten?

Hör av dig så pratar vi vidare om hur jag kan hjälpa dig med just det. Vi börjar med ett samtal på telefon därefter väljer du om du vill ha mitt stöd på din fortsatta resa.