Prioritera och planera

Prioritering och planeringen är en viktig del av att arbeta smart och hållbart. Det finns oändligt mycket tips och metoder kring hur vi ska göra och det kan lätt bli övermäktigt.

Här har jag samlat en del av mina favoriter. Betrakta det som tips och plocka godbitarna som passar i just din vardag.

Prioritera och planera

Att göra-listan

Det är mycket vi ska komma ihåg att göra och det är lätt att någonting tappas bort. Men vi behöver inte sträva efter att hålla allt i huvudet. Den energin kan vi använda till roligare saker.

Ett sätt är att ta en lista till hjälp. Listan kan vara i pappersform eller digital, gemensam eller personlig det spelar egentligen ingen roll – men försök att samla allt du ska göra på ett ställe. Sortera listan i prioriteringsordning så att det viktigaste står först. Även om allt du gör är viktigt så är inte allt viktigast.

Det finns ofta lite olika typer av uppgifter på listan – en del av dem försvinner ganska fort, andra blir kvar längre. De vi väljer att ta oss an först kännetecknas av att de går fort, är enkla och roliga. Försök att formulera de svåra uppgifterna så att du tolkar dem som lätta – dela upp dem, gör dem tillsammans med någon annan eller bestäm en tid för när de ska vara klara så att du får en deadline att arbeta utifrån.

Planeringstid

Att varje vecka avsätta en stund till planering är väl investerad tid. Jag har min tid fredag morgon och det tar cirka 15 minuter. Först hämtar jag en kopp kaffe, stänger av telefonen och sätter på lite skön bakgrundmusik. Sen är det dags att titta tillbaka på veckan som gått, stryka uppgifter som är klara och komplettera listan med de som är nya.

Nu finns alla uppgifter på samma ställe och det är dags att stämma av mot veckan som kommer. Vad ska jag göra först? Vad kan vänta? Vilka personer behöver jag återkoppla till?

De högst prioriterade uppgifterna bokar jag in tid för i kalendern så att jag säkert har utrymme att göra dem. Nu är listan uppdaterad och planeringen gjord för veckan som kommer!

Planera baklänges

Om du inte vet riktigt vad du ska planera för är det svårt att lista uppgifter och boka in tid att göra dem. Ett knep är att planera baklänges.

Ta till exempel träning… Jag spolar fram tiden till nästa vecka och tittar tillbaka på veckan som gått. Jag kan nöjt konstatera att jag har tagit tre långa promenader och gjort två pass i hemmagymmet.

Så – om det är målet – hur planerar jag tiden tillbaka till idag för att göra det möjligt?

Eller mötet på onsdag… Denna gång gör jag ett tidshopp till onsdag klockan 15 när mötet är slut. Då har hela gruppen samlats kring en plan för vad vi ska göra för att ta projektets första etapp i mål.

Så – om resultatet ska vara en tydlig plan – hur planerar jag tiden tillbaka till idag för att det ska bli möjligt?

Planera för popcorn

Ordet popcornhjärna gjorde entré på nyordslistan 2019 och definieras som: ”ett tillstånd där hjärnan samtidigt ställs inför flera olika typer av sinnesintryck”. Vissa intryck – popcorn – kan vi kontrollera, andra behöver vi planera in tid för att hantera.

Det är lätt att betrakta uppgifterna som dyker upp från sidan som någonting som stör. Men kanske handlar det framförallt om vad de tar tid från. Förmodligen har du ganska bra koll på vad det är som poppar upp hos dig en vanlig dag. Prova att under en vecka eller två reservera tid i din kalender för att hantera popcorn – en stund på förmiddagen och en stund på eftermiddagen. De allra flesta popcorn kan vänta tills du har gjort färdigt det du höll på med.

Visst blir det roligare att ta sig an uppgifterna med inställningen att nu är det popcorntid än att ta sig an dem med en suck.

Reservera stjärntid

I perioder fylls kalendern med möten som ligger kloss intill varandra och tiden räcker inte till för att ta hand om “allt det andra”. Att sätta i system att göra det på kvällar eller helger kanske funkar ett tag men det är inte hållbart i längden. Vi ska vara rädda om oss! 

Genom att, varje vecka, reservera tid i din kalender för eget arbete skapar du utrymme för att hantera uppgifter som kräver tid och fokus. Uppgifterna som handlar om att förbereda och genomföra det som blir resultatet av dina möten.

I min kalendern är den här tiden markerad med en stjärna – därav namnet stjärntid! Vad jag ska använda den till vet jag inte alla gånger – men att jag behöver den – det vet jag!

Prova att boka in lite stjärntid under veckan som kommer!

Planera för att göra klart

Visst är det en go känska att få ta någonting i mål, checka av och stryka från listan. Vi mår bra av att göra färdigt och det vi mår bra av ska vi göra mer av, eller hur? Så varför inte planera för att göra färdigt så ofta det bara går. ⁣
Har du stora uppgifter?⁣ – Dela upp dem i mindre delar och gör färdigt en i taget.⁣
Vet du inte var du ska börja?⁣ – Sätt en timer på 20 minuter, när det ringer har du gjort färdigt ditt första pass.⁣
Är du beroende av någon annan?⁣ – Formulera din uppgift så att den beskriver när DU är klar.⁣
Prioritera och planera

Planera färgglatt

Om du arbetar med uppgifter inom olika områden kan det vara värt att testa att planera i färg. Syftet är att varje område ska få ”sin” tid vilket gör ditt arbete mer fokuserat och effektivt.

Tydligheten i när du arbetar med vilket område hjälper dig också att återkoppla till andra när de kan förvänta sig svar från dig.

Kanske blir förmiddagen gul och eftermiddagen grön!

Glöm inte att reservera tid för reflektion, och för den tiden, använd den färg du gillar allra bäst.