Summera mötet på mötet!

Äntligen, mötet som du har jobbat intensivt med att förbereda är genomfört! Du drar en suck av lättnad och kommer sedan ihåg att det är dags att ge sig kast med nästa som är redan i eftermiddag. Att sammanställa anteckningar, beskriva vem som gör vad och boka nästa tillfälle får vänta. Men ju längre du väntar desto mer krävande kommer det att bli att sätta sig in i den här uppgiften igen. Genom att istället summera mötet på mötet kan ni tillsammans sortera upp vad ni har kommit fram till och fördela uppgifterna. Det ger en mer hållbar arbetsvardag för alla!

I de allra flesta av våra uppgifter vill vi ha en rörelse framåt. Vi vill att det ska bli bättre, tydligare, enklare, smartare, effektivare, trevligare, billigare, roligare. I den rörelsen framåt behöver vi andra människors hjälp, perspektiv och klokskap – vi behöver mötas. Men det räcker inte alltid med mötet, vi behöver tid att arbeta vidare på egen hand med den nya kunskap vi har fått med oss. Den tiden är precis lika viktig för att resultatet ska bli bra. När var och en har arbetat med sina olika fokusområden på egen hand kan vi mötas igen – då är vi en bit längre fram. Om tiden inte finns att jobba vidare så är risken att vi inte rör oss framåt – då går det bara runt.

Ju tydligare syfte ett möte har desto lättare är det att göra ett bra avslut. När alla vet vad resultatet ska bli kan alla också bidra i att summera om ni har kommit i mål, aktiviteter att göra, vem som gör vad och när ni följer upp det. Var tydlig redan i introduktionen att du (om du leder mötet) kommer att avsluta 5-10 minuter innan sluttiden för att summera och specificera nästa steg. Som deltagare har du ett ansvar för att hjälpa till att realisera det. En prioriterad tid för avslut resulterar i att ni lämnar mötet med en gemensam bild av vad ni kommit fram till, vem som gör vad och när ni ska följa upp det. Om det är klart när ni avslutar mötet så kan du som mötesledare använda din tid åt dina uppgifter från mötet istället för att summera. Tiden ni behöver för att summera beror såklart på mötets omfattning – men även om summeringen bara tar någon minut, försök göra den till en vana.

För att våra möten ska utvecklas behöver vi reflektera inte bara över innehållet utan också över mötesformen. Är ni har återkommande möten i arbetsgruppen kanske ni väljer att summera månadsvis istället för vid varje möte – det viktiga är att ni regelbundet reflekterar över hur era möten fungerar. Ett sätt att utvärdera är att be de som deltar på mötet sätta en siffra från 1-10 hur väl investerad tid de tyckte mötet var. Ett annat sätt är be deltagarna med ett ord summera vad de tar med sig från mötet. Hur gruppen förmedlar sin siffra eller sitt ord beror på hur många ni är och om ni möts i samma rum eller digitalt. Här får man hitta ett sätt som passar tillfället.

Nu kanske du tänker att det här blir lite väl ambitiöst och inte realistiskt för dina ”vanliga” möten. Mötets karaktär och omfattning påverkar naturligtvis hur mycket tid du behöver för att förbereda, genomföra och summera dina möten. För möten som du har ofta finns det mycket du kan återvinna – både i förberedelser och genomförande. Att tänka igenom de tre stegen med förberedelser, genomförande och summering, om så bara några minuter, tror jag kommer att ha stor effekt och ge dig och dina kollegor en smartare mötestid.

Vi ska vara rädda om vår mötestid och vi ska använda den till det den är tiden är bra på. Men vi ska också våga ställa in ett möte och tillsammans försöka skapa en kultur där vi har respekt för varandras tid. Kom ihåg att det går utmärkt att boka möten med sig själv och tänk på att vårda det löftet till dig själv.

Ta hand om dig och när du får chansen,
träna på att göra en sak i taget!

 🤗 Martina

Vill du ha hjälp att få struktur på dina möten?

Hör av dig så pratar vi vidare om hur jag kan hjälpa dig med just det. Vi börjar med ett samtal på telefon därefter väljer du om du vill ha mitt stöd på din fortsatta resa.