En del är lätta andra svåra, några roliga vissa mer utmanande, en och annan dyker bara upp en gång andra är mer frekventa. En vanlig dag består av en mängd uppgifter att hålla reda på och komma ihåg att göra.
Hur gör du för att säkra upp att du har koll på dem?
Det här inlägget fokuserar på hur du skapar en struktur för dina uppgifter som blir hållbar över tid. Målet är att ägna så lite tid som möjligt åt att hålla reda på dina uppgifter och så mycket tid som möjligt åt att utföra dem.
Sträva efter balans mellan uppgifter och tid
För att din arbetsvardag ska bli hållbar behöver det vara balans mellan dina uppgifterna och tiden du har att utföra dem. I ordboken beskrivs uppgift som ”visst avgränsat arbete som man fått sig tilldelat (eller eventuellt själv åtagit sig)”. En uppgift är alltså någonting som har en början och ett slut, någonting som du kan checka av att du har gjort. Ett strukturerat arbete med dina uppgifter innebär en tryggheten i att inte missa något och tillit till att du kommer leverera i tid. Om du inte kan påverka mängden uppgifter behöver du istället anpassa tiden du har till förfogande för en specifik uppgift och tiden för när den ska göras.
Samla allt på EN lista
Många jag möter beskriver hur svårt det är att hålla koll på uppgifterna när de kommer från många olika håll. Ett viktigt första steg är att du identifierar dina ”inkorgar”. Det kan vara e-post, kalenderhändelser, chattar, planeringstavlor, möten, telefonsamtal, arbetsgrupper etc. För att du ska få en överblick över det du har att göra behöver uppgifterna samlas ihop och landa in på ett och samma ställa. På din att göra-lista! För mig är den helt oumbärlig!
Att-göra listan är ett av dina viktigaste hjälpmedel. När du har lagt in en uppgift på listan kan du släppa den tills dess det är dags att jobba med uppgiften. Det spelar ingen roll om listan är digital och i pappersform. Det viktiga är att det är EN lista, att den är anpassad efter DIG och att du har rutiner för att hålla den uppdaterad. Det finns stora fördelar med den digitala listan. Om du till exempel använder Microsoft365 kan du flagga mail och teamschattar så att de automatiskt dyker upp på din lista som i det här sammanhanget heter ToDo. Om du använder andra verktyg, lär dig vilka funktioner som finns för att hjälpa dig samla ihop allt på en lista.
Skapa arbetssätt som håller listan uppdaterad
När du har du en lista är nästa steg att skapa arbetssätt som hjälper dig hålla listan uppdaterad. För att det inte ska bli översvämning behöver du vara noga med vad som kommer in på listan. Tänk på att det är uppgifterna DU ska GÖRA något med som ska in på listan. Information du vill spara och återvända till längre fram hör inte hemma på listan. Det behöver ha en annan plats. Formulera uppgiften så att det framgår tydligt vad du ska göra och när du är klar. Låt första ordet vara ett verb och tänk dig att någon annan ska kunna förstå vad uppgiften innebär.
Det finns olika typer av uppgifter, en del försvinner ganska fort, andra blir kvar längre. De uppgifter vi gärna tar tag i först kännetecknas av att de går fort att göra, de är enkla och roliga. Uppgifterna som ligger kvar längre är ofta komplexa, kräver mycket tankeverksamhet och belöningen ligger långt fram i tiden. Använd den här kunskapen för att inte skjuta uppgifter framför dig. När du formulerar en uppgift så att det är tydligt vad du faktiskt ska göra minskar motståndet att komma igång. När du delar upp en komplex uppgift i mindre delar får du din belöning tidigare. När du berättar för andra om när uppgiften ska vara klar kommer uppgiften spela roll för fler.
Prioritera tiden för planering
Att göra-listan håller koll på VAD du ska göra och behöver sällskap av kalendern som hjälper dig med NÄR du ska göra det. När du går igenom din lista är det viktigt att planera för tiden du ska utföra dina uppgifter. Ett fint tips jag läste någonstans var att tänka utifrån DO-date istället för DUE-date. En användbar ingrediens i planering är kunskapen om hur lång tid en uppgift tar. Uppgifter du gärna skjuter framför dig tenderar att uppfattas som betydligt mer tidskrävande än de själva verket är. Vet du till exempel hur lång tid det tar för dig att förbereda ett möte, ta fram en presentation eller kanske tömma diskmaskinen.
Du behöver göra en insats för att få din struktur på plats men det är värt det, jag lovar. En framgångsfaktor för att du ska orka bibehålla dina goda vanor är en struktur som är anpassad efter dina behov och dina förutsättningar. Vad skulle hända om du slapp oroa dig över att tappa en uppgift? Vad blir möjligt om du hade tid att jobba fokuserat med en uppgift? Vad händer om du fortsätter precis som idag? Stanna upp en stund och reflektera.
Avslutningsvis
En struktur för dina uppgifter hjälper dig att skapa tid för fokus.
Tid för fokus skapar förutsättningar för att göra en sak i taget.
Att göra en sak i taget ger ett ökat lugn och en högre kvalitet på det du gör.
Stort tack för att du har följt med hela vägen hit.
Välkommen att höra av dig med frågor och funderingar.
Ta hand om dig.
🤍 Martina
PS: Det tog mig 4,5 minut att tömma en normalstor diskmaskin i lugn takt.
Vill du ha en magisk att göra-lista?
Genom en kombination av coachning och rådgivning hjälper jag dig att bygga smarta, hållbara och produktiva vanor anpassade efter dina förutsättningar. Boka en konsultation, anmäl dig till mitt 8-veckors program eller köp min onlinekurs . Hör av dig till mig på martina@flow365.se så pratar vi vidare.