Varje rörelse, steg och fras har tränats in. Under två veckor har de förberett sig minutiöst för att allt ska flyta friktionsfritt. Nu vet alla exakt vad de ska göra och det är fullt fokus på att genomföra uppgiften. Jag står på Lejonbacken vid Stockholms slott och ser sonen inklädd grå uniform, basker, vita handskar och damasker medverka i högvakten.
Förbereda betyder enligt ordboken skapa ett gynnsamt läge genom att vidta åtgärder i förväg. De värnpliktiga vidtar åtgärder i form av exercis, fotbollslaget har matchförberedande träning, artister har repetitioner. På kontoret kan motsvarigheten vara att planera ett möte, sammanställa information inför en presentation eller gå igenom kommande vecka. Gemensamt för dessa aktiviteter är att de skapar ett mer gynnsamt läge när det väl är dags för presentationen, mötet eller den kommande veckan. De minskar hinder och frigör tid och energi för det som verkligen skapar värde. Med rätt förberedelser rullar du ut röda mattan för dig själv.
Ett förberett möte är ett produktivt möte
Tiden du investerar i att förbereda ett möte avgör vilket resultat du får. En bra start är att definiera vad som ska finnas på plats efter mötet som inte finns idag. Det kan vara ett beslut att fortsätta i en viss riktning, synpunkter från dina kollegor eller check på att alla har förstått den information du har förmedlat. När du vet vad som ska vara skillnaden mellan före och efter mötet kan du ta ställning till vilka som bör vara med, hur lång tid som behövs och vad du behöver förbereda. När du vet att du ska hålla i ett möte, boka tid i kalendern för att planera mötet i god tid. När du har ett förslag på upplägg, testa det med en kollega och justera utifrån er dialog. Tiden det tar att förbereda ett möte är väl investerad tid som kommer att löna sig för både dig och dina kollegor. Väl förberedda möten kräver färre uppföljningar, kan genomföras snabbare och ger framför allt bättre resultat.
En förberedd presentation ger önskad effekt
Utgå från vilken skillnad du vill skapa för lyssnarna. Vad ska de tänka eller känna när du är klar? Vad behöver du ha med dig när du går därifrån? Väldigt förenklat har en presentation tre delar - inledning, avslut och det som kommer däremellan. Inled med vad du kommer presentera, presentera det och avsluta med att summera vad du har presenterat. Tänk på att inte ta med för mycket. Många jag möter börjar med att öppna powerpoint och skapa bilder. Här är det lätt hänt att man fastnar och börjar trixa med illustrationer, typsnitt och färger, helt enkelt för att det ofta är både lättare och roligare. Nästa gång, utgå istället från följande frågor:
🌱 NÄR ska presentationen hållas?
🌱 VAR kommer ni att befinna er?
🌱 VAD vill du förmedla?
🌱 VILKA områden är viktiga att få med?
🌱 VEM är det som lyssnar och vad har hen för förkunskaper?
🌱 VARFÖR är det viktigt att hålla presentationen?
🌱 HUR vill du att deltagarna ska summera det du sagt?
Skissa gärna på ett papper för att fånga de olika områden du vill belysa. När du har en grov plan, fundera över om du behöver en presentation för att förstärka det du ska säga. Kanske är det istället en dokumentation du behöver, då kan du sammanställa den och skicka ut till deltagarna före eller efter mötet.
En förberedd vecka minskar stress
Att varje vecka avsätta en stund till planering är väl investerad tid och kommer göra att det flyter på lättare längre fram. Med regelbunden planeringstid ser du till att avsluta uppgifter, prioritera det som ska göras och rensa bort det som inte längre är relevant. Jag tycker om att ha planeringstid på fredag morgon. Testa dig fram till en tid som passar dig men försök att välja samma tid varje vecka, det gör det lättare att etablera vanan. När det är dags för planeringstid, börja med att bocka av det du har gjort på din att göra-lista och komplettera med det som kommit in under veckan via mail, meddelanden och i möten. Gå igenom kommande två veckor i din kalender och stäm av vilka möten som är inbokade och vad du behöver göra inför dem. Boka in tid i din kalender för förberedelser och efterarbete. Påminn dig om att vara realistisk, du kan göra allt men inte samtidigt. Är det någon uppgift som får vänta, återkoppla till de personer som väntar på dig.
Förbered känslan av lugn och fokus
Utöver de praktiska förberedelserna behöver vi även förbereda oss mentalt för att gå in i mötet, upp på scenen eller in i träningslokalen. De mentala förberedelserna hjälper oss att vara där med hela vårt fokus. Föreställ dig att det strax är din tur att inta scenen. Du har förberett vad du ska säga, bildspelet är redo och deltagarna samlade. I den situationen vill du känna dig avslappnad och laddad. Om du har förberett dig väl, behöver du inte repetera innehållet igen. Känslan i kroppen är viktigare för att du ska kunna leverera budskapet så som du har planerat. När jag vill skapa den känslan tar jag fram en film där min dotter (då fem år) dansar loss i köket. Det är helt omöjligt att inte bli glad och avslappnad när man ser henne dansa. Sen skakar jag på kroppen i en egen liten dans och så är jag redo. Vilken känsla vill du ha i kroppen och hur kan du skapa den?
Avslutningsvis
Många ser förberedelser som något att ”hinna med om det går”. Men att planera möten, presentationer och arbetsveckor är lika viktigt som att genomföra dem. Med rätt förberedelser får du bättre fokus, minskar stress och skapar utrymme för att vara närvarande i det du gör.
Vad kan du göra redan idag för att rulla ut den röda mattan för dig själv?
Ta hand om dig och lycka till med dina förberedelser!
🤍 Martina