Tänk dig ett möte som en tre-rätters middag. Du behöver en tanke om det önskade resultatet, ingredienser, engagerade gäster och en plan för hur det ska tillagas och avnjutas. När måltiden är över behöver du ställa iordning. Precis som måltider behöver möten förberedas, avnjutas och summeras.
Möten är fantastiska och jag är övertygad om att möten, när vi använder dem rätt, kan skapa energi, fokus och handlingskraft. Möten ger oss tillfälle att lära av varandra och när våra olika perspektiv läggs ihop får vi resultat som ingen av oss själva hade kommit fram till. Jag har lett möten, faciliterat workshops, coachat mötesledare och analyserat mötesstrukturer. Många av de jag möter beskriver något annat – de beskriver möten som något som tar för mycket tid och inte alltid känns relevanta. Det behöver inte vara så.
I den här bloggposten delar jag mina erfarenheter kring hur ett möte kan förberedas, genomföras och summeras för att läggas till handlingarna som ett "bra" möte.
Förberedelser
Behovet av att boka ett möte kommer av att någonting behöver hanteras - informera, ta beslut, reda ut ett problem eller skapa engagemang. Det är utifrån behovet och förutsättningarna som planen för mötet kan ta form. Den första frågan jag ställer mig själv, eller den som bett mig leda mötet, är vad som ska finnas på plats efter mötet som inte finns idag. Vad ska egentligen vara skillnaden? Det kan krävas en del funderingar innan det finns ett tydligt svar på den frågan. Ibland blir resultatet att mötet inte blir av alls.
När du vet vilket resultat du vill ha kan du ta ställning till vilka som behöver vara med och hur mycket tid ni behöver. Tiden och leveransen behöver matcha. Om du bara har en halvtimme kan du inte förvänta dig att ni ska hinna bearbeta en komplex fråga. Då behöver du ta ställning till om ni ska vänta till det finns mer tid, om ni kan välja en liten del att hantera eller om det går att frigöra mer tid för ändamålet. Det är inte alltid bättre med mer tid eftersom du kommer använda den tid du har till ditt förfogande. Tricket är att matcha önskat resultat med tillgänglig tid.
Det är inte bara du som mötesledare som behöver förbereda dig utan även de som deltar. Berätta i god tid vilka frågeställningar ni ska ta upp och vilka förberedelser som behövs. Om underlaget inte kan skickas ut förrän precis innan, berätta det! Då kan deltagarna reservera tid för sina förberedelser.
Att tänka på före
⭐ Vad ska vara skillnaden efter mötet jämfört med före?
⭐ Vilka personer/kompetenser behöver vara med för att lösa utmaningen?
⭐ Hur mycket tid har ni till ert förfogande?
⭐ Vilket underlag behöver du förmedla till deltagarna innan mötet?
⭐ När ska du förbereda mötet och underlaget till deltagarna?
Under
Hur man väljer att lägga upp ett möte beror på vad ert arbete ska resultera i och vad du som mötesledare känner dig bekväm med. Inled mötet med att beskriva varför ni är där, vad resultatet förväntas bli och hur ni kommer att använda mötestiden. Gå igenom praktiska detaljer som när ni kommer att pausa och fråga om någon har något annat att hantera under mötestiden. Kanske väntar någon på ett viktigt samtal och behöver ha telefonen tillgänglig? För att skapa närvaro i rummet - uppmana gärna deltagarna att lägga undan sina mobiltelefoner. Oavsett om mobilerna ringer eller inte kommer de, likt en godisskål, försöka dra till sig deltagarnas uppmärksamhet, en uppmärksamhet som du vill ha i rummet.
I god tid innan mötet tar slut är det bra att summera och beskriva nästa steg. Återkoppla till det du beskrev i inledningen - varför är vi här och vad var det vi skulle göra? Har vår tid tillsammans resulterat i det vi ville? Gå igenom nästa steg - vilka aktiviteter ska genomföras nu, vem är ansvarig och behöver ni ses igen? Gå ett varv bland deltagarna och ge alla möjlighet att kommentera och komplettera det som sagts. Att prioritera tid för avslut resulterar i att ni lämnar mötet med en gemensam bild av vad ni kommit fram till, vem som gör vad och när ni ska följa upp det. Det gör att ni kan använda tiden efter mötet till att genomföra det ni bestämde – inte till att försöka minnas vem som skulle göra vad.
Tiden ni behöver för att summera beror såklart på mötets omfattning - men även om summeringen bara tar någon minut, försök göra den till en vana.
Att tänka under mötet
⭐ Introducera deltagarna till varandra. Även om alla känner varandra är det ibland värdefullt att berätta i vilken roll de är med på just det här mötet.
⭐ Inled mötet med att repetera varför ni är här och det förväntade resultatet av mötet. Beskriv vad ni har att förhålla er till såsom sluttid, pauser och, om det är ett digitalt möte, kameran av eller på.
⭐ Stäm av med deltagarna om någon behöver hantera något annat under mötestiden.
⭐ I god tid innan mötet tar slut, sammanfatta och summera.
Efter mötet
Mötet är genomfört och deltagarna har lämnat det fysiska eller digitala rummet. Du andas ut och kommer sedan ihåg att det är dags att ge sig kast med nästa möte alldeles strax. Att ta dig an dina uppgifter från mötet du precis avslutade får vänta. Men ju längre du väntar desto längre kommer startsträckan bli. Ett sätt att förebygga det är att boka in egen tid för efterarbete. Uppmana gärna deltagarna att göra detsamma. Det ger en mer hållbar arbetsvardag för alla!
Allt händer inte på mötet, tiden efter är lika viktig. Det behövs tid att arbeta vidare med det som ni på mötet kommit fram till. När var och en har arbetat med sina olika fokusområden på egen hand kan vi mötas igen. Om tiden inte finns att jobba vidare så är risken att ni när ni ses nästa gång är kvar på samma ställe som sist.
Återkommande möten går ofta av bara farten, lite som att äta frukost, och vi tänker inte så mycket på förberedelser och genomförande. För den här typen av möten är det extra viktigt att bestämma sig för att regelbundet utvärdera dem. En regelbunden reflektion ger också tillfälle att stämma av så att alla i gruppen har samma bild av varför vi har mötet. Det underlättar ju om vi är inställda på att laga samma maträtt.
I ett uppdrag, jag jobbade med nyligen, utvärderade vi en grupps mötesstruktur. Genom att se över antalet möten, hur de krokade i varandra och vem som behövde vara med på vilket möte, kunde vi frigöra nästan 8 timmar i veckan för gruppen som helhet. Tid som de personer som inte behövde delta på möten kunde använda till att fokuserat arbeta med uppdrag som driver verksamheten framåt.
Att tänka på efter möten
Gör ett nedslag under en vecka och reflektera över dina möten. Innan du avslutar för dagen, skriv utifrån följande tre punkter. Svara på magkänsla, det här är bara för dig.
⭐ Skriv ner en sak med dagens möten som varit bra.
⭐ Skriv ner en sak med dagens möten som varit mindre bra.
⭐ Skriv ner en sak som du ska tänka på lite extra imorgon.
När veckan är slut kan du backa tillbaka och utifrån din upplevelse formulera vad du ska göra med dina insikter.
Avslutningsvis
Vi ska vara rädda om vår mötestid och använda den till det den är bra på. Men vi ska också våga ställa in ett möte om vi ser att det inte tillför det vi önskar. När vi lämnar ett möte ska vi göra det med något vi inte hade innan. Det kan vara mer kunskap, en tydligare bild av ett problem, konkreta uppgifter att ta tag i, lärdomar från hur vi jobbat tidigare eller ökad förståelse för varandras perspektiv. Precis som när vi lämnar en bra måltid - mätta, nöjda och fulltankade med energi.
Så här kan jag hjälpa er
Känner du igen dig i att möten tar över kalendern men resultaten uteblir? Att viktiga beslut skjuts på eller att samma frågor diskuteras om och om igen? Då kan det vara dags att stanna upp och analysera hur era möten ser ut. Vill du ha hjälp att designa en mötesstruktur som faktiskt fungerar? Jag erbjuder analyser, mentorskap för mötesledare, workshops och facilitering.
- Mer om Effektfulla möten
- Boka ett kostnadsfritt 30-minuters samtal – vi pratar om era utmaningar och hur jag kan hjälpa er ta steg vidare.
Allt gott!
Martina