Få det gjort! Svart bälte i vardagseffektivitet. Det är rubriken på David Allens bok som ligger bredvid mig full av markeringar vid särskilt intressanta avsnitt. Boken, som gavs ut första gången 2001, beskriver en metodik för personlig produktivitet med samma namn – Get Things Done (GTD). Metoden bygger på principer från kognitiv psykologi och stressforskning. Syftet är att bli mer produktiv, minska stress och använda tiden till det som skapar värde och välmående.
Det finns mycket att säga om GTD-metoden och är du nyfiken på att implementera det i din vardag rekommenderar jag dig att läsa boken. I den här bloggposten får du en kort förklaring av modellen som förhoppningsvis bringar lite klarhet och sår ett frö av nyfikenhet.
Vad är GTD?
GTD bygger på att samla ihop allt du behöver göra – nu eller längre fram – i ett logiskt, tillförlitligt system utanför ditt eget huvud. När allt finns samlat kan du fatta beslut om vilka aktiviteter du ska utföra och organisera ditt arbete utan att behöva hålla allt i minnet. David Allen kallar allt som ligger och väntar på att hanteras för ”stoff”. Det kan vara mail, idéer, uppgifter, bekymmer – allting som kräver din uppmärksamhet eller ditt beslut.
Allen återkommer ofta till att principerna i GTD inte är någonting nytt eller obekant, det är att det sätts ihop och används systematiskt som är nyckeln till att nå effekter som minskad stress, stärkt självkänsla och högre produktivitet. En viktig del är att du som individ får hjälp att hålla det du lovar dig själv och andra. För när vi tänker på något vi ”borde” eller ”måste” göra så är det en typ av överenskommelse eller ett avtal vi gör med oss själva. När vi har ett system där alla dessa ”avtal” är samlade kan vi ta ställning till om vi vill genomföra det, avsluta det eller omförhandla det. Omförhandlingen kan till exempel innebära att vi väljer att vi kan säga ja, men inte nu utan först om några månader.
Varför behövs GTD?
Forskningen stödjer vad många GTD-användare upplever: minskad stress, bättre fokus och en känsla av kontroll även i kaotiska perioder. Här är tre exempel från forskningen.
Vårt arbetsminne är begränsat
Forskning visar att vårt arbetsminne kan hålla 7±2 informationsenheter samtidigt (Miller 1956). När vi försöker komma ihåg allt vi ska göra, överlastar vi detta system. Resultatet? Mental utmattning och ständig känsla av att något glöms bort.
Oavslutade uppgifter stjäl energi
Zeigarnik-effekten (1927) visar att oavslutade uppgifter tar oproportionerligt mycket mental energi – hjärnan fortsätter ”mala” på det ofärdiga även när du försöker fokusera på annat. GTD:s insamlingssteg bryter denna cykel genom att flytta minnesfunktionen från din hjärna till ett externt system.
Tydliga nästa steg skapar flow
Csikszentmihalyi:s forskning (1975) om flow-tillstånd visar att tydliga mål och omedelbara återkopplingar skapar optimal prestation. GTD:s fokus på ”nästa konkreta handling” ger just denna klarhet.
GTD bygger på fem steg
GTD bygger på fem steg: Samla in, Bearbeta, Organisera, Gå igenom och Utföra. I boken beskrivs dessa utförligt steg för steg med praktiska instruktioner hur man går tillväga.
Samla in
Samla allt du tänker att du ska göra, ditt stoff (allt som kräver din uppmärksamhet), på ett ställe, i en inkorg. Leta bland både dina fysiska och digitala noteringar för att få ihop hela bilden. Syftet är att ”tömma huvudet”, lagra informationen utanför din egen hjärna och på så sätt skapa handlingskraft och frigöra kapacitet. I skedet när du samlar ihop dina uppgifter är det viktigt att inte fastna i att ta beslut om eller bearbeta dem, det kommer i nästa steg.
Bearbeta
I nästa steg är det dags att ta ställning till vad det som ligger i din inkorg handlar om, egentligen. Är det något du behöver hantera eller kan det rent av kastas? Är det något du behöver spara som referens för längre fram? Eller kräver det en aktivitet? Om du kommer fram till att det är något som ska hanteras, då är din nästa uppgift att formulera nästa konkreta aktivitet för att ta dig närmare uppgiftens lösning. En regel i modellen är: tar det mindre än två minuter – gör det direkt.
Organisera
När du vet vad du ska göra, vilka aktiviteter du har framför dig behöver de organiseras. Är det privat eller jobbrelaterat, en uppgift framför datorn eller i ett fysiskt möte, något du kan göra själv eller tillsammans med andra? Organiseringen kommer resultera i en sortering av **dina** aktiviteter, det du väntar på att någon annan ska göra och det som du kanske ska göra någon gång längre fram. Du kommer att ha aktiviteter på projektlistor (projekt i det här sammanhanget är saker som kräver mer än en handling), nästa åtgärd-listor, väntar på-lista och i kalendern.
Gå igenom
Ditt system behöver underhållas och gås igenom. Annars riskerar uppgifterna att börja dyka upp igen – på små post-it-lappar, i mejlkorgen eller i ditt huvud. Att gå igenom ditt system regelbundet hjälper dig att lita på att allt du behöver ha koll på finns där. Du behöver inte hålla reda på det i huvudet, det finns i systemet och du går regelbundet igenom det.
Utföra
Sista steget handlar om att börja göra. Vad du väljer att göra avgörs av sammanhanget, energin, tiden du har till förfogande och prioritet. Har du lite energi, begränsat med tid och sitter ensam vid datorn? Då kan du välja de aktiviteter som är bäst lämpade att genomföra just då. Lita på att din intuition vägleder dig till vilken aktivitet som är viktigast just nu.
Att använda GTD
Modellen är enkel i teorin men kräver förändring av invanda beteenden. Som David Allen skriver: ”Du vet redan hur man skriver ner saker, definierar utfall, bestämmer nästa aktivitet, ordnar upp saker i kategorier, går igenom alltihop och fattar intuitiva val.” Utmaningen ligger i att faktiskt göra det – konsekvent.
En viktig del i metoden är att definiera vad en uppgift egentligen handlar om och vilka aktiviteter behöver göras för att hantera den. Bristen på tydlighet och osäkerhet kring när uppgifter är klara kan i många fall yttra sig i en känsla av tidsbrist. Innan du tar dig an en uppgift behöver du förstå exakt vad den går ut på och fatta beslut om vad du behöver göra, eller om du kanske inte behöver göra något alls, för att slutföra den. När du väl har beslutat dig för en nästa aktivitet har du tre val – gör det direkt, delegera eller senarelägg det.
Om du märker att du spenderar mer tid på att organisera än att göra, eller känner ångest när systemet inte är ”perfekt” – ta ett steg tillbaka. Systemet ska tjäna dig, inte tvärtom. Det bästa systemet är det du faktiskt använder. GTD är kraftfullt, men bara om det passar ditt sätt att tänka och leva.
Avslutningsvis
Boken beskriver väldigt detaljerat hur man ska gå tillväga. Även om modellen beskrivs som enkel är det ett omfattande arbete att ta sig an modellen i sin helhet. Men den innehåller en hel del guldkorn och praktiska tips. Tre av mina favoriter är:
- Om det tar mindre än 2 minuter gör det direkt.
- Samla allt på ett ställe.
- Börja inte göra förrän det är tydligt vad uppgiften egentligen handlar om.
Till sist, ett citat från boken: När du börjar få saker att hända börjar du även tro på att du kan få saker att hända. Och det får saker att hända.
Vill du prata vidare?
Är du nyfiken på hur du kan applicera metoder för vardagseffektivitet i ditt liv eller arbete? Hör gärna av dig så tar vi ett första samtal.
Allt gott!
🤍 Martina