Det är en utmaning att låta bli! Telefonen ligger där på bordet och ropar, ta upp och kolla på mig, jag har kanske något spännande att berätta. Du lägger bort telefonen. Då poppar aviseringarna upp på datorn för att uppmärksamma dig på ett nytt mail eller en chatt.
Det är verkligen inte lätt att hålla fokus!
För att bli bättre på det som är svårt behöver vi träna, för precis som med musklerna i armar och ben blir våra fokusmuskler starkare ju mer vi använder och utmanar dem. Den här artikeln handlar om fokus. När du har kommit till sista raden hoppas jag att du har fått nya perspektiv kring varför fokus är viktigt för dig och idéer på vad du kan testa för att träna ditt fokus.
Det tar tid att flytta fokus
Tänk dig ett vattenglas, att flytta det från ena sidan av bordet till den andra går fort men det tar en tid innan ytan är stilla igen, det är samma sak med vårt fokus. Du sitter på ett möte med datorn framför dig, det dyker upp ett mail och du ska bara svara lite snabbt. Du flyttar fokus från mötet till mailet och tillbaka till mötet igen, och så håller det på tills du stänger locket på datorn. Även om syftet var gott, så fick varken dina kollegor eller mottagaren av mailet din fulla uppmärksamhet. Resultatet blev kanske att du behövde maila några extra varv för att förtydliga vad du menade eller så missade viktiga delar av mötet. Totalt sett blev det ingen tidsbesparing, utan tvärtom. Vad hade hänt om du hade väntat med att svara tills mötet var slut?
Att fokusera på en sak i taget
Fokus är som ljuset från en ficklampa, det kan bara riktas mot en punkt åt gången. När du upplever att du är fokuserad på flera saker samtidigt hoppar ljusstrålen från ficklampan fram och tillbaka, som mellan mötet och mailet. Du gör en sak i taget men med snabba förflyttningar mellan de olika aktiviteterna. Att flytta fokus går fort men det tar tid innan du helt och fullt har landat på den nya uppgiften. Det finns uppgifter som beskriver att det kan ta upp till 20 minuter att hitta tillbaka till fokus efter att vi har förlorat det.
I en situation där vi verkligen vill lära oss eller få tillgång till hela vår kapacitet är det smart att ta bort det som kan göra att fokus flyttas. Här är mobilen den största boven i dramat för många eftersom den ständigt påkallar vår uppmärksamhet. För min del har min stressnivå stor påverkan, ju mer stressad jag är desto lättare att falla för frestelsen att kolla mobilen. Det finns siffror som säger att vi rör mobilen cirka 2 600 gånger per dag och plockar upp den var 10:e minut under alla vakna timmar. Titta under rubriken Skärmtid eller liknande i din telefon för att se hur din användning ser ut. Det är svårt att lägga undan den men försök, det kommer göra att du presterar bättre.
Att vara fokuserad på att vara närvarande
Att göra en sak i taget kan vara svårt, men det är väl värt att träna på. Du får gärna lånat två av mina vardagsövningar – att promenera utan någonting i öronen eller titta på en film utan att hålla koll på mobilen samtidigt. Det är svårt att vara närvarande, på riktigt, om vi gör flera saker samtidigt. Självklart beror det på vad det är. Att promenera och prata med en god vän går alldeles utmärkt men att svara på mail och prata med en god vän är ingen bra idé om du vill fokusera på samtalet. Nästa gång en vän eller kollega vill prata med dig, be att få avsluta det du håller på med för att därefter ge samtalet din fulla uppmärksamhet.
Att reservera tid för fokus i din kalender är många gånger avgörande för att den tiden ska bli av. Tiden med dig själv när du behöver fokusera till 100 procent på en uppgift är lika värdefull som mötestiden med andra. En vanlig invändning mot att stänga av telefon och aviseringar under tiden du har möte med dig själv är att man behöver vara tillgänglig. Men tillgänglighet handlar lika mycket om att det är tydligt för de som behöver få tag på dig när, var och hur du är tillgänglig som att vara nåbar hela tiden.
Att skapa förutsättningar för fokus
Förbereda betyder enligt ordboken ”skapa ett gynnsamt läge genom att vidta åtgärder i förväg”. Vi kan alltså skapa ett gynnsammare läge för vår fokustid genom att göra viss saker innan. Förutom att se till att din kalender har tid för fokus kan det kan handla om att planera ett möte så att vi under mötestiden inte behöver lägga fokus på vilka punkter vi skulle ta upp eller ha ordning på dina uppgifter så att du inte behöver lägga fokus på att hålla reda på vad det var du skulle göra. När jag faciliterar workshops brukar jag göra det med papper och penna istället för datorer. Det blir så mycket lättare för alla i rummet att vara här och nu, utan mail och chattar som konkurrerar om uppmärksamheten.
Gemensamt för dessa aktiviteter är att de minskar hinder och frigör tid och energi för det som verkligen skapar värde. Tänk dig en kock som lägger fram allting innan matlagningen börjar, en mis-en-place, när allt är på plats kan allt fokus användas till att laga maten. Med rätt förberedelser rullar du ut röda mattan för dig själv. Du skapar förutsättningar för fokus.
Tre tankar att ta med
– En struktur för dina uppgifter hjälper dig att skapa tid för fokus. Tid för fokus skapar förutsättningar för att göra en sak i taget. Att göra en sak i taget ger ett ökat lugn och en högre kvalitet på det du gör.
– När du är i ett samtal eller möte, var närvarande. Lägg undan telefonen och försök att inte knappa inte på datorn. På så sätt respekterar du dina kollegors tid och tankar.
– Värdera den tiden du behöver för att arbeta fokuserat med en uppgift. Mötet med dig själv är lika mycket värd som när du är i ett möte med någon annan.
Träna på jobbet – övningar som du kan prova
Stäng av aviseringarna
Att stänga av aviseringar, sätta status på upptagen och låta mobilen sova en stund kommer hjälpa till att stanna i bubblan av fokus. Det är frestande att ha dem på men måste vi verkligen veta om och svara på allting direkt? Testa att ta bort dem, iallafall de flesta, och avsätt tid, vid lämpligt antal tillfällen under dagen, för att gå igenom dina inkorgar. Håll ut några dagar och reflektera över vad det gjorde för skillnad.
Jobba fokuserat med EN uppgift
Pomodoro-metoden är en användbar metod för att arbeta fokuserat med en uppgift. Upplägget är enkelt, du jobbar fokuserat i 25 minuter, sen tar du paus 5 minuter innan det är dags för en ny omgång. Pomodoro betyder tomat på italienska och metoden har fått namnet från timern i form av en tomat. Du kan hålla reda på tiden med en vanlig timer eller ladda hem en app, sök på pomodoro där appar finns.
Reflektionsfråga – att fundera på
Skriv följande mening på ditt papper: Jag tycker det är svårt att hålla fokus när jag….
Sätt din timer på 5 minuter.
Börja skriva fortsättningen på meningen du har på ditt papper.
Under de fem minuter som följer ska pennan hela tiden vara i rörelse. Om du fastnar, skriv då det senaste ordet om och om igen till det lossnar.
När klockan ringer, läs igenom vad du har skrivit och reflektera över vilka situationer du behöver träna på fokus lite extra.
Det här är bara för dig! Ingen annan kommer att läsa det du har skrivit.
Bygg hållbara muskler på jobbet
I föreläsningen Att bygga hållbara muskler på jobbet tittar vi på sex olika arbetsmuskler – fokus, prioritering, planering, kommunikation, återhämtning och samarbete. Du får nya perspektiv, konkreta verktyg och möjlighet att fundera över vilka små förändringar som kan göra stor skillnad i din arbetsvardag.
Vill du läsa vidare?
Om du vill fördjupa dig i fokus och hållbara arbetsvanor kan du också läsa:
- GTD – få ordning på allt du har i huvudet
En introduktion till Getting Things Done och hur en tydlig struktur kan frigöra mental kapacitet. - Den magiska att göra-listan
Om hur en genomtänkt lista kan hjälpa dig att släppa uppgifter ur huvudet och skapa utrymme för att faktiskt göra dem. - Förberedelser skapar flow, fokus och framgång
Om hur förberedelser kan skapa bättre förutsättningar för fokus, minska hinder och frigöra tid och energi.